إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات

تقديم قيمة تنظيمية قابلة للقياس

جاك مارشيوكا

شركة وايلي للنشر، 2009

الطبعة الأولى: 2002

الرقم العالمي الموحد للكتاب: 9780470371930

عدد الصفحات: 440 صفحة

النقاط الرئيسية:

• تحتاج مشاريع تكنولوجيا المعلومات إلى تعامل خاص بسبب طبيعتها المعقدة التي تجمع بين العوامل الفنية والمالية وبسبب طبيعة العاملين عليها.

•  يمكن زيادة معدل نجاح مشاريع تكنولوجيا المعلومات من خلال الحصول على دعم أصحاب المصلحة.

• "ميثاق المشروع" هو عبارة عن عقد بين الإدارة ومدير المشروع بهدف تلخيص المشروع.

• لا تجعل جمال التكنولوجيا يلهيك عن مشكلات واحتياجات أعضاء مشروعك.

• إذا تصرف قادة المشروع على نحو أخلاقي سيقتدي بهم أعضاء الفريق.

• على فرق العمل التي تنفّذ مشاريع تكنولوجيا المعلومات الضخمة إضفاء الطابع الرسمي على خططهم التواصلية.

• يفضّل أن يستعين مديرو فِرَق المشروع ببرامج حاسوبية خاصة لجدولة الأعمال وإعداد الموازنات ومشاركة المعلومات.

• يجب التمييز بين مخاطر المشروع التي تمثل فرصاً وبين المجازفات التي تمثل خطراً.

• لا بد من إعداد إجراءات رسمية لتعديل مشروعك وإلا فإنه سيتعرّض إلى ظاهرة "تسيّب النطاق."

• يجب استخدام إجراءات تسوية رسمية لإكمال مشروع تكنولوجيا المعلومات والإبلاغ عن نتائجه.

الخلاصة:

ما الذي يجعل مشاريع تكنولوجيا المعلومات مميّزة نوعاً ما؟

هناك تشابه كبير بين المشاريع التي تتضمن تكنولوجيا المعلومات وبين المشاريع الأخرى، ولكن توجد أيضاً بعض الاختلافات. وبما أن تكنولوجيا المعلومات توفر خدمة مساندة، يجب على مؤيدي استخدام تكنولوجيا المعلومات تبرير استخدامها في مشاريعهم من خلال إظهار القيمة التي ستضيفها إلى المؤسسة أو المنظمة. كما تتطلب مشاريع تكنولوجيا المعلومات استخدام أنظمة تقنية معقدة، وسيكون هناك أشخاص أو موظفين على دراية بهذه الأنظمة من الناحية التقنية وسيكون هناك آخرين هم مجرد مستخدمين للمنتج النهائي؛ لذا ينبغي على مديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات مراعات أن بعض الأشخاص قد يواجهون صعوبات في استخدام التكنولوجيا وعليهم ألا يركّزوا فقط على تطور وتقدم التكنولوجيا التي سيستخدمونها. وينبغي أيضاً عدم تجاهل الإجراءات الشكلية التي تنظم إدارة المشروع، وبالتالي ينبغي عدم تبني نظام جديد إلا بعد التفكير في تأثيره على أصحاب المصلحة. وينبغي أيضاً توثيق جميع تفاصيل أنظمة تكنولوجيا المعلومات المعتمدة والاحتفاظ بها، وكذلك توثيق المعلومات حول كيفية استخدامها والأشخاص المفترض أن يستخدمونها والأعمال التي تعتمد عليها.

الاعتبارات الأساسية في مشاريع تكنولوجيا المعلومات:

يتميز كل مشروع بأنه فريد من نوعه، ومع ذلك يفضّل امتلاك نموذج عن مشروع سابق وتعديله ليناسب مشروعك بدلاً عن محاولة الابتكار. والبداية تكون بإعداد دراسة الجدوى المشروع عبر فريق قوي لديه الخبرة لتقديم دراسة جدوى مقنعة.

"تقدُّم دراسة الجدوى هو أول إنجاز أو نتيجة في دورة حياة مشروع تكنولوجيا المعلومات."

ابدأ بتحديد القيمة التنظيمية القابلة للقياس في مشروعك وفقاً لاتفاقك مع أصحاب المصلحة، علماً أن القيمة التنظيمية القابلة للقياس هي عبارة عن مقياس تحقق مستقل يبيّن مستوى نجاح مشروعك. كما يجب أن تتضمن دراسة الجدوى الرسمية القيمة التنظيمية القابلة للقياس وتقييم قابلية تطبيق المشروع والتكلفة المقدرة والجدول الزمني، بالإضافة إلى الأساليب البديلة التي يمكن أن تتبعها المنظمة أو الشركة. ويجب أن تبرر سبب أفضلية دراسة الجدوى التي أعددتها، وأن يوضح إطار العمل كيفية تمويل المشروع وعلى من سيؤثر وكيف سيدار وكيف سيدعم إستراتيجية شركتك.

ميثاق المشروع والخطة الأساسية:

يحدّد ميثاق المشروع القيمة التنظيمية القابلة للقياس وجميع الموارد المطلوبة ويقدم أيضاً ملخصاً لخطة المشروع؛ لذا تجب كتابة ميثاق المشروع بعناية ووضوح، حيث إنه بمثابة عقد يمكن لفريق المشروع وأصحاب المصلحة استخدامه في حل النزاعات وسوء التفاهم. ويجب أيضاً عند كتابة خطة المشروع الأساسية الإجابة عن بعض الأسئلة الرئيسية: ما هي أهداف المشروع؟ وما المهام التي يحتاج الفريق إلى إنجازها كي يصل إلى تلك الأهداف؟ ومن سيقوم بهذه المهام؟ ومتى سيقومون بالمهام؟ وكم من الوقت ستستغرق؟ وما تكلفة كل مهمة؟ ذلك أن خطة المشروع هي عبارة عن استراتيجية مدروسة جيداً لتحقيق النتائج المرجوة، ويجب أن تتناسب تقديراتها مع النقاط الرئيسية في ميثاق مشروعك.

قضايا الموارد البشرية:

تعتبر آلات شركتك ولوازمها وأصولها الأخرى عديمة الفائدة دون الموارد البشرية، حيث يخرج الناس بالأفكار ويستخدمون الأدوات ويشغّلون الآلات ويشغلون البرامج ويبيعون المنتجات، وبالتالي يجب على مدير مشروع تكنلوجيا المعلومات إدراك كيفية تأثير المشروع على الشركة والموظفين، وينبغي مراعات أن الميزة التكنولوجية التي تثير اهتمام مدير تكنولوجيا المعلومات قد لا تثير اهتمام الآخرين ولا تعود عليهم بالفائدة، لذا قم بإدارة فريق المشروع ليس لإنجاز الجوانب التقنية لتثبيت تكنولوجيا المعلومات فحسب، ولكن أيضاً لإظهار الاهتمام والمراعاة لاحتياجات ومسؤوليات جميع أصحاب المصلحة. وعليك تحديد كيفية إنهاء مشروعك بأقل قدر ممكن من المشاكل وكيف ينبغي على الشركة تدريب المستخدمين الجدد على استخدام التكنولوجيا، والأهم من ذلك احرص على إدراك إدارة المشروع للتأثير الحقيقي الناتج عن مشروعك على المنظمة أو الشركة، بما في ذلك فوائد المشروع وأي تعطيل محتمل في العمليات اليومية.

إدارة نطاق المشروع:

يشمل نطاق المشروع جميع الأعمال والأنشطة اللازمة لإنجازه المشروع، وينبغي تحديد نطاق مشروع تكنولوجيا المعلومات بالتفصيل قبل المضي في تنفيذه كي تتمكن من تحديد مخططه الزمني وتكلفته ونتائجه المحتملة، مع تحديد الذي سينجزه فريقك بدقة وتوقيت إنجازه وقائمة الموارد التي سيتطلبها التسليم في الوقت المطلوب. وينبغي إدراك أن علم تكنولوجيا المعلومات هو علم غير كامل وفيه عيوب ولا أحد يستطيع فهمه بصورة شاملة؛ ولهذا السبب يجب أن تتضمن مواصفات مشروعك شرحاً مفصلاً عن كيفية تغيير نطاق المشروع وعمّن سيدفع أي تكاليف إضافية يتطلبها التغيير وكيف ستدار قضايا الأشخاص المتأثرين بالتغيير. وفي حال عدم اتباع مثل هذه البروتوكولات قد يحدث "تسيّب النطاق"، حيث ستؤدي التغييرات التي تطرأ على مشروعك إلى تضخيم أهدافه، كما يمكن أن يؤدي تسيّب النطاق إلى إطالة مدة المشروع وزيادة تكاليفه وطمس قيمته التنظيمية القابلة للقياس.

قضايا هيكلة وتقديرات المشروع:

يسمح لك "هيكل تقسيم العمل" بربط نطاق مشروعك بخطة مشروع مفصلة بتسلسل هرمي منطقي يجزّئ المهام، إذ تستخدم معظم الشركات مناهج قياسية لاستنتاج تقديرات المشروع، بما في ذلك:

• طريقة "دلفي": تجميع الخبراء المطلعين للتوصل إلى رؤية جماعية مشتركة.

• التأطير الزمني: تحديد فترة زمنية لإنجاز العمل.

• التقدير من الأعلى إلى الأسفل: حدد مدة المشروع بعد تحديد المدة الفعلية التي يفترض أن يستغرقها، وليس المدة التي قد يستغرقها في حال حدوث تأخيرات. أي كن واقعياً.

• التقدير من الأسفل إلى الأعلى: مدة المشروع تساوي مجموع المدد المقدّرة لإنجاز المهام، والتي يتم تقديرها استناداً إلى تقديرات الوقت التي استغرقتها تجارب فعلية سابقة.

جدولة المشروع وإعداد الميزانية:

حدّد جميع مهام المشروع ومددها والموارد التي تتطلبها، ومن ثم رتّبها تسلسلياً في جدول زمني لمشروعك. هناك العديد من مزايا وفوائد برنامج إدارة المشاريع؛ فهو يمكّنك من إنشاء جداول زمنية وتحديد التبعيات وتحديد المسار الصحيح لنجاح المشروع، وكذلك يدعم العمل التعاوني بين أعضاء الفريق الذين يشاركون نفس معلومات المشروع، ويمكّنك من مراقبة نفقات المشروع من خلال مقارنة التكاليف الفعلية مع المبالغ المحدّدة في الموازنة. وعند الجمع بين الجدول الزمني والميزانية تنتج خطة مشروع أساسية تخضع لموافقة الإدارة العليا. وهذه الخطة الأساسية هي أداة قياس لنشاط المشروع. ويجب الحرص على مراجعة جميع التغييرات أثناء عملية الموافقة على التغيير وإلا قد ستفقد السيطرة على المشروع.

هل ينبغي محاولة تجنّب جميع المخاطر؟

ينظر معظم الناس إلى المخاطر بمنظور سلبي ويسعون إلى تخفيف حدتها، في حين تتقبل الشركات ذات الإدارة الجيدة أنواعاً معينة من مخاطر الأعمال وتستغلها فرصاً لتحقيق المكاسب. لذا فإن المشاريع التي تخلق مخاطراً قد تستحق المواصلة على أي حال، حيث يمكن أن يتسبب عدم اليقين في الضغوطات على خطة المشروع. وقد تتطلب الافتراضات الخاطئة حول العناصر الخارجية لخطة المشروع إجراء تعديلات؛ وبالتالي يتوجب دراسة المخاطر في المشروع واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحقيق أقصى قدر من النتائج الإيجابية وتقليل النتائج السلبية، وإعداد خطط طوارئ تعالج النتائج غير المرضية.

تناقل معلومات المشروع وتتبعها والإبلاغ عنها:

هناك حاجة للعناية بالقاعدة المعرفية للمشروع كي تكون سهلة المنال وموثوقة؛ لذا أعمل على توفير وسيلة للأشخاص لإجراء التغييرات المعتمدة وتحديث قاعدة المعرفة حسب الحاجة. ولن يحدث هذا الأمر من تلقاء نفسه؛ لذلك إذا كان مشروعك ضخماً يجب وضع خطة تواصل رسمية لأن خطة الاتصالات غير الرسمية وغير المنظَمة تناسب المشاريع الصغيرة فقط. وبالتالي ضع جدولاً زمنياً لنشر المعلومات بين الفريق، بما في ذلك التقارير المرحلية، وطبّق أفضل الطرق للتواصل بين أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة.

كيفية إدارة جودة مشروع تكنولوجيا المعلومات:

يجب أن تشتمل خطة جودة المشروع على المعايير التي يجب أن تُتبع في كل عملية حتى تعتبر خطة مكتملة؛ فالخطة المكتملة تضمن أنك ستنفذ المشروع كما هو مخطط له. وقد ظهرت مجموعة من طرق الإدارة العلمية خلال القرن الماضي التي يوفّر بعضها فوائد حقيقية عند تطبيقها على النحو المنشود، لكن سوء تطبيقها يمكن أن يؤدي إلى نتائج مخيبة. كما تصدر المنظمة الدولية للمقاييس «آيزو» مجموعة معروفة ومقبولة على نطاق واسع من معايير التشغيل التي يستخدمها المديرون حول العالم لضمان أعلى مستوى أداء. وهناك نظرية الحيود السداسي أو «معايير سيغما» وهي مبادرة جودة شائعة تركز على تقديم منتجات وخدمات بنسبة عيوب أقل من 3.5 بالمليون. وكذلك تروّج جامعة «كارنيغي ميلون» لنظام "تكامل نموذج نضوج المقدرة"، وهو نظام يوصي بممارسات لإدارة تطوير البرامج، في جميع الأحوال يجب وضع تعريفات واضحة للمعايير والإجراءات في خطط مشروعك وتحديد آليات التحقق بغض النظر عن النموذج الذي تستخدمه شركتك.

القضايا الثقافية والتغيير التنظيمي:

إذا حصلت على الدعم من الجميع، سينعكس إيجاباً على مشروع تكنولوجيا المعلومات، إذ ستتحسن فرص نجاحك مع تأييد الزملاء المتعاونين بدلاً عن معارضته، وعليك أن تضع في اعتبارك أيضاً الميل البشري الطبيعي إلى تبني سلوك جديد مؤقتاً، ولكنهم يعودون إلى أساليبهم القديمة بمجرد اعتقادهم أن لا أحد يكترث لهم أو يقدرهم. وعندما تطلب من الموظفين تغيير سلوكهم والعمل بطرق جديدة، فمن المرجح أن يمتثلوا لطلبك ويغيروا سلوكهم إذا اعتقدوا أنهم هم أنفسهم من اتخذ قرار التغيير وأنهم يساعدون المنظمة على التقدم. وعليك تطبيق إجراءات رسمية في مناقشة وحل أي خلاف ينشأ عن هذا التغيير أثناء المشروع، إذ قد تتطلب الخلافات حول تنفيذ المشروع حلاً رسمياً من خلال إجراءات محدَّدة. أما إذا كان مشروعك يعزز روح الدعم والتعاون المتبادل فإن جميع خطواته ستمضي بيسر.

المشتروات والتعاقدات الخارجية:

تتطلب جميع مشاريع تكنولوجيا المعلومات تقريباً إجراء عمليات شراء، وهناك ثلاثة أنواع من عقود الشراء الشائعة: (1) سعر محدد أو "مبلغ مقطوع" وهو دفع التكلفة دفعة واحدة، أو (2) استخدام أحد أشكال سداد التكاليف بالإضافة إلى العائد، أو (3) دفع مبلغ مالي مقابل الوقت المستغرق في العمل وعن المواد المستخدمة. وبغض النظر عن نوع العقد الذي تختاره، فإن الشراء الفعال يتضمن هذه العمليات الست: (1) التخطيط السليم، (2) التعاقد، (3) مطالبة البائعين بالرد على طلب الشراء، (4) اختيار البائعين، (5) إدارة بنود العقد (6) إتمام عملية الشراء. إذا أهملت أياً من هذه العمليات، فأنك تعرّض نفسك للخلافات والمشاكل. وقد ترغب في الاستعانة بمصادر خارجية للمساعدة في بعض جوانب مشروعك لسببٍ ما، كما أن بعض الشركات تستعين بمصادر خارجية لتنفيذ المشروع بالكامل وتطلب من موظفيها إدارة العمل فقط؛ وبالتالي أحرص على تكامل أي عمل يجري بواسطة مصادر خارجية مع بقية المشروع، واحسب بدقّة نفقات الاستعانة بمصادر خارجية وتأثيرها على مقاييس مشروعك.

دور القادة وأخلاقيات المشروع:

تبدو بعض جوانب القيادة فطرية بطبيعتها، ولكن يجب على كل قائد أن يتعلم كيفية القيادة السليمة في المواقف المختلفة، حيث يتبع أفضل القادة النهج الأكثر فاعلية بناءً على ظروفهم وطبيعة الأشخاص المعنيين والمهام التي يتوقع منهم إنجازها. وتشمل أساليب القيادة المحتملة على (1) حض الآخرين على عدم المقاومة، (2) التصرّف بصفة الرئيس أو المدير، (3) العمل معاً عبر حلقة وصل مرنة، (4) الإشراف على الأجواء الديمقراطية، (5) تحديد وتيرة إنجاز العمل (6) القيادة كمدرب.

" تجيب خطة المشروع على هذه الأسئلة: ما الذي يجب عمله؟ من سيقوم بهذا العمل؟ متى سيقومون بالعمل؟ كم من الوقت سيستغرق العمل؟ كم تكلفة العمل؟"

استخدم ذكائك العاطفي لترى نفسك كما يراك الآخرون، ومارس القيادة بوعي. فالذكاء العاطفي هو مزيج من "الوعي الذاتي والإدارة الذاتية والوعي الاجتماعي والمهارات الاجتماعية". كما أن أسلوبك في القيادة يؤثر كثيراً على ثقافة فريقك، حيث إذا أظهرت سلوكاً أخلاقياً قوياً كقائد وتطلب الأمر نفسه من مرؤوسيك، فمن المحتمل أن يكون سلوكهم مطابقاً لمعاييرك. ولكن أعضاء فرق مشروعات تكنولوجيا المعلومات الذين يشتركون في نفس معايير العمل قد لا يتشابهون ثقافياً، وقد يكون لدى الأشخاص ذوي الثقافات المختلفة توقعات مختلفة حول القادة. وعلى العموم يجب أن تبقى صادقاً مع نفسك أثناء تزويد فريقك بكل ما يحتاجه.

بدء المشروع وإتمامه وتقييمه:

كيف ينبغي تطبيق نظام تكنولوجيا المعلومات الجديد؟ إذا لم يكن النظام جديد كلياً أو لم تكن العملية تجارية وجديدة كلياً، فإن الانتقال السريع إلى النظام الجديد والتخلي عما كنت تفعله في الماضي هو أمر محفوف بالمخاطر وسيؤدي إلى حدوث خلل خطير يتسبب في تعطيل عمليات عملك. ليس ذلك فحسب، بل سيؤدي أيضاً إلى تقويض حماس الموظفين تجاه النظام الجديد. ولذا تقرر شركات عديدة اعتماد نظام جديد مع الاستمرار في تشغيل النظام القديم حتى يثبت النظام الجديد قابلية التطبيق. وعلى العموم ينبغي تجنب أي احتمالية قد تؤدي إلى سلسلة من المشاكل التي قد تفضي كوارث.

"يمكن إلغاء المشاريع لأسباب مختلفة، ولكن يجب إتمام المشروع على نحو سليم، بغض النظر عما إذا كان المشروع سيكتمل بنجاح أم لا."

أهم جانب في إغلاق مشروعك هو التأكد من أن النظام الجديد موثق بالكامل، وأنك وثقت جميع المعلومات المفيدة حول النظام وكيفية عمله وتحديد الأجزاء من قاعدة المعرفة التي يدعمها. ويجب أن يوضح تقييمك النهائي النتائج التي حققتها والقيمة التي قدمتها ودروس العمل المستفادة من المشروع، مع تقديم تقرير إغلاق صريح وبنَاء يتضمّن مداخلات أصحاب المصلحة والإدارة لجعله تقريراً تقييميّاً مستقلاً.

عن المؤلف:

يعمل "جاك مارشيوكا" محاضراً عن نظم المعلومات الإدارية في جامعة شمال "إلينوي"، كما عمل أيضاً محاضراً في مدرسة "روتردام" للإدارة في هولندا، ونشر مقالات في العديد من مجلات نظم المعلومات الإدارية.