قواعد إدارة مشروعات تقانة المعلومات

في الواقع، على الرغم من التشابه بين مشاريع تقنية المعلومات والمشاريع الأخرى، إلّا أن هناك بعض الاختلافات التي تستدعي الانتباه من قِبل المسؤولين عن إدارة المشاريع من هذا النوع. وذلك بمراعاة الاعتبارات والقواعد التي تقوم عليها مشاريع تقنية المعلومات الناجحة عمومًا.

أوّل تلك القواعد هو إعداد وثيقة أساسية تسمي وثيقة المشروع، تتضمّن شرحًا وافيًا عن المشروع وعن جدواه وتقدّم تقديرات الموارد البشرية والفنية والمادية التي يتطلبها. ويستحسن أيضًا إدراج قائمة بالمهام وآجالها والمسؤولين عنها. وعلى العموم، كلما كانت وثيقة المشروع شاملة ومبيّنة كان من السهل الحصول على دعم الإدارة العليا وتعاون الكوادر التنفيذية.

ومن بعد الوثيقة تأتي قضية الموارد البشرية متقدمة في ترتيب الأهمية، إذ إن مدير المشروع يجب أن يُعدّ خطة مُحكمة يختار بها عناصره التنفيذية ويملّكها كل المعلومات الضرورية ويرفع مهاراتها عبر التدريب. 

ثم يأتي تفصيل نطاق المشروع الذي يفصّل جميع الأعمال والأنشطة تمهيدًا لتنفيذها. وذلك كي يتمكّن المدير المسؤول من تقدير الآجال والتكاليف والنتائج المتوقعة. وتكمن فائدة تحديد النطاق في الحفاظ على تماسك المشروع وعدم تمدده أو انفراط عقده.

وبعد تفصيل النطاق يتوجب على مدير المشروع التقني جدولة الأعمال وإعداد ميزانياتها، مع ترتيبها تسلسليًّا. وعند الجمع بين المخطط الزمني والميزانية تنتج خطة أساسية تحتاج موافقة الإدارة العليا وتكون هي أداة قياس تقدّم المشروع.

ورغم أن لكل عمل مخاطر متوقعة، إلّا أن هذه المخاطر يجب ألّا توقف عجلة التقدم وإنما لا بد من تقبّل حقيقة وجود مخاطر وإعداد استراتيجية تخفضها، وذلك من خلال دراسة المخاطر في المشروع واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحقيق أقصى قدر من النتائج الإيجابية وتقليل النتائج السلبية، وإعداد خطط طوارئ تعالج النتائج غير المرضية.

إضافة إلى ما سبق، ثمة حاجة للعناية بقاعدة المشروع المعرفية كي تكون سهلة المنال وموثوقة. فإذا كان المشروع ضخمًا يجب وضع خطة تواصل رسمية لأن خطة الاتصالات غير الرسمية وغير المنظَمة تناسب المشاريع الصغيرة فقط. على أن تشمل خطة التواصل جدولًا زمنيًّا ينظّم تدفق المعلومات بين أعضاء الفريق وإرسال التقارير إلى الإدارة العليا.

على صعيد الجودة، يجب أن تشتمل خطة جودة المشروع على المعايير التي يجب أن تُتبع في كل عملية حتى تعتبر خطة مكتملة. وبهذا الخصوص تصدر المنظمة الدولية للمقاييس «آيزو» مجموعة معروفة ومقبولة على نطاق واسع من معايير التشغيل، وهناك «معايير سيغما» التي تركز على تقديم منتجات وخدمات بنسبة عيوب متضائلة، وكذلك تروّج جامعة «كارنيغي ميلون» نظامًا خاصًّا يوصي بممارسات فعالة في إدارة وتطوير البرامج.

وإذ تتطلب معظم مشاريع تقانة المعلومات إجراء عمليات شراء، فإن الشراء الفعال يتضمن ستّ عمليات، هي: التخطيط السليم، التعاقد، مطالبة البائعين بالرد على طلب الشراء، اختيار البائعين، إدارة بنود العقد إتمام عملية الشراء. وإن اتّباع تسلسل هذه الخطوات يقلل الخلافات أثناء وبعد عملية الشراء.

ختامًا، لا يكفي تحقيق الاعتبارات أعلاه وتجاهل الروح القيادية لدى مدير المشروع، إذ يجب على كل مدير مشروع معلوماتي تقني أن يتعلم القيادة السليمة في المواقف المختلفة، وأن يتبع النهج المناسب. وأن يتحلّى بصفات كثيرة من أهمها حض الموظفين على الامتثال، والتصرّف بصفة الرئيس المدير، ولعب دور حلقة الوصل المرنة.